Если есть важная бумажка, её надо отсканировать/сфотографировать. На сайтах призывников всегда пишут -- ксерьте все бумажки, которые вам дают. Если говорить с точки зрения документов -- то да, можно так делать. Если же иметь ввиду важные бумажки вообще, фотографирование-сканирование слегка отличается от ксерокопирования. Вы получаете не просто копию на бумаге где-то, а строго в определённом месте -- на компьютере (или фотоаппарате). И если потерять бумажку в реальности довольно легко, то на компьютере (фотоаппарате) файлы из папки в папку, как правило, не перелетают, хотя "фактор кошки" остаётся. Но копирование файлов и разнесение их по другим местам несколько проще, чем ксерокс, так что с этим фактором можно бороться.